Agile i learning organisation

Learning organisation to inaczej organizacja ucząca się, w której liczy się m.in. rozwój osobisty i zawodowy pracowników. W firmach z tego typu podejściem uczenie się, jest więc częścią podstawowej kultury organizacji, a nierzadko też elementem wizji jej długofalowego sukcesu. Często bowiem okazuje się, że wiedza, podobnie jak wysokie kompetencje i doświadczenie, jest  bardzo istotnym zasobem intelektualnym, mającym wpływ na pozycję rynkową przedsiębiorstwa.

Pisząc o learning organisation, nie sposób nie wspomnieć także o idei, jaką jest agile. To „zwinny” styl pracy i zarządzania, wywodzący się ze świata IT, który dzisiaj znajduje zastosowanie w wielu zespołach. Wykorzystywanie agile w zarządzaniu sprawia, że firmy potrafią przetrwać, nawet w trudnej i złożonej rzeczywistości biznesowej.  

Co to jest agile learning organisation?

Już od lat 80. XX wieku, w krajach rozwiniętych funkcjonuje koncepcja tzw. uczącego się przedsiębiorstwa, czyli firmy zorientowanej na rozwój potencjału zespołu, która aktywnie wspiera proces jego kształtowania. Według Petera M. Senge – teoretyka zarządzania, który spopularyzował pojęcie organizacji uczących się, są to miejsca, w których ludzie mogą poszerzać swoje zdolności, osiągając wyniki, o których marzyli. Poniższe wideo jest zapisem krótkiego wywiadu z badaczem, w którym wypowiada się on na temat definicji learning organisation. 

Źródło: www.youtube.com

Dodając do pojęcia organizacji uczącej się - termin agile, trzeba wziąć pod uwagę także kwestie zwinności przedsiębiorstwa. Zwinność organizacji to jej zdolność do szybkiej odpowiedzi na zmiany, które zachodzą w jej otoczeniu. W firmach funkcjonujących zgodnie z koncepcją agile, uwaga zespołu skupia się na rozwoju przedsiębiorstwa, udoskonalaniu zachodzących w nim procesów i nadążaniu za rynkiem. Zwinne firmy potrafią wykorzystać swój potencjał do tego, by uzyskać przewagę konkurencyjną, przez skuteczne wykorzystywanie zmian, pojawiających się w ich otoczeniu biznesowym.

Podstawowe elementy learning organisation

W learning organisation firma jest niczym żywy organizm, który może się „uczyć”, a uczenie to jest jednocześnie jedną z podstawowych wartości. W organizacjach uczących się przyszłość firmy zależna jest od wszystkich zatrudnionych w niej pracowników, dlatego nauka dotyczy całego zespołu. Przedsiębiorstwo musi zapewnić jednak odpowiednie warunki, w których personel będzie mógł się uczyć zespołowo. Ważna jest także motywacja, która sprawi, że uczenie się będzie w pełni świadomym i ciągłym procesem. Jakie elementy charakteryzują organizacje uczące się? Według Petera M. Senge  istnieje 5.  obszarów, które należy opanować w learning organisation. 

• Myślenie systemowe - to koncepcja, według której organizacja składa się z mniejszych i często złożonych systemów. Wymaga to zrozumienia organizacji, jako całości, ale także jej poszczególnych części składowych. Znajomość złożoności firmy to jeden z kluczowych elementów.  W tym obszarze można wykorzystać mapy systemów, obrazujące ich połączenie.
• Mistrzostwo osobiste - to proces, w którym członkowie zespołu dążą do ciągłego pozyskiwania bądź aktualizacji wiedzy, skupiając się na nauce.
• Modele myślowe - to m.in. przekonania (stereotypy), czy założenia, które tkwią w naszym umyśle i z pomocą których interpretujemy siebie oraz otaczający nas świat. Modele te mogą determinować m.in. nasz sposób komunikacji, czy reakcje na określone sytuacje. Warto je kwestionować, aby umożliwić nowe pomysły.
• Budowanie wspólnej wizji - wspólna wizja to potężny motywator. Powinna być ona dzielona przez cały zespół i odzwierciedlać obraz przyszłości. Najlepiej budować ją poprzez dialog. Warto pamiętać, że im bardziej zbliżone są cele członków zespołu, tym budowanie wspólnej wizji dla organizacji będzie łatwiejsze.
• Uczenie zespołowe - to stan, w którym zespół wspólnie pogłębia wiedzę, by osiągnąć zamierzone cele. Tego typu uczenie opiera się na ścisłej współpracy, pomiędzy członkami zespołu.

Agile i learning organisation – idea 

Jedną z głównych idei learning organization jest nauka, rozumiana jako ciągły i świadomy proces, w którym uczestniczy cały zespół. Powstanie organizacji uczącej się wymaga sporego wysiłku, wynikającego m.in. z przyjęcia określonego stylu nauki, którego wdrożenie może zależeć od konkretnego zespołu, czy działu w organizacji. Do stylów tych zalicza się m.in. „Nawyki”, „Pamięć”, „Modelowanie”, „Doświadczenie”, „Badanie”. 

• Styl uczenia "Nawyki" - sprzyja kreowaniu procedur i przyzwyczajeń, które trwają niezależnie od zmian w zespole i wspierają przetrwanie, w perspektywie długofalowej. Ten styl wiąże się jednak z pewnym zagrożeniem, wynikającym z powtarzania bezużytecznych czynności, przez utrwalenie określonych nawyków.
• Styl uczenia „Modelowanie” - w  tym stylu uczenia bazuje się na odwzorowywaniu pomysłów spoza organizacji, co ma wiele zalet, lecz jednocześnie stwarza zagrożenie, wynikające z nadmiernego odwzorowywania praktyk innych, co może doprowadzić do obniżenia wiary zespołu w zdolność wdrożenia własnych, nowych rozwiązań.
• Styl uczenia „Badanie” - to styl, w którym liczy się m.in. analizowanie doświadczeń. Jest to jeden z najbardziej świadomych stylów uczenia, gdyż pod uwagę bierze się w nim środowisko całej organizacji. Zagrożeniem może być jednak zbyt wnikliwa analiza, która może doprowadzić do utraty koncentracji na celach firmy.
• Styl uczenia „Doświadczenie”  - to jeden z tych stylów uczenia, który sprawdzi się w firmach, wdrażających nowoczesne rozwiązania, metodą prób i błędów. Nauka bazująca na eksperymentach, stwarza jednak zagrożenie, w postaci przedkładania istoty wypróbowania nowych rozwiązań nad „produkcyjność” organizacji.
• Styl uczenia „Pamięć” - to styl, który sprawdza się, gdy firma chce rozpowszechniać dane oraz wiedzę. Ryzykiem jest jednak opieranie się w nauce na rozwiązaniach z przeszłości, co może wywoływać opór, względem wprowadzania zmian i innowacji.      

Co więc zrobić, by organizacja mogła zmierzać w kierunku agile? Warto zacząć od zmiany nastawienia zarządu, samych pracowników, jak i przebudowy kultury przedsiębiorstwa.  W zasadzie wymaga to przebudowy całego firmowego DNA. To trudny proces, wiążący się z modyfikacją dotychczasowych poglądów i przyzwyczajeń, lecz mimo że zmiany w kierunku agile często wydają się być jedynie kosztem (a nie inwestycją), to proces tej transformacji jest na tyle korzystny dla firmy, że trend ten prawdopodobnie będzie coraz bardziej widoczny.

Jak zostać agile learning organisation?

Odkąd wiedza jest jednym z tych zasobów organizacji, który można uznać za czynnik konkurencyjny, wiele firm to właśnie na niej opiera zasady swojego funkcjonowania. W wielu organizacjach uczących się można zauważyć także pewne obszary potencjału wewnętrznego, które sprzyjają osiągnięciu zwinności. Zalicza się do nich m.in. zarządzanie kluczowymi kompetencjami (w odniesieniu do zasobów ludzkich, jak i przygotowywania oferty, zgodnie z oczekiwaniami grupy docelowej).

Istotna jest także kwestia wirtualności przedsiębiorstwa, która również ma wpływ na zwinność (m.in. za sprawą tworzenia sieci powiązań, pomiędzy współpracującymi ze sobą firmami). Ważna jest także zdolność właściwego konfigurowania zasobów materialnych i niematerialnych, a przede wszystkim – traktowanie wiedzy, jako kluczowego czynnika, a nawet determinant skuteczności wszystkich działań, podejmowanych przez firmę w biznesie.

Jak więc zostać organizacją uczącą się, która zmierza do zwinności?

Oprócz opanowania 5. podstawowych obszarów, które zostały opisane w powyższej części artykułu (myślenie systemowe, mistrzostwo osobiste, modele myślowe, budowanie wspólnej wizji, uczenie zespołowe), warto poznać cechy, wyróżniające organizacje uczące się i zacząć wdrażać je we własnej firmie, budując kulturę learning organisation.

• Rozwój zespołu na wielu płaszczyznach – ważne jest zapewnienie kadrze zróżnicowanych możliwości rozwoju, m.in. poprzez coaching, czy mentoring. 
• Decentralizacja uprawnień – polega na dzieleniu się decyzyjnością, a tym samym współkształtowaniu podległości służbowej, poprzez zwiększenie kompetencji kadry kierowniczej i menadżerskiej niższego szczebla. Decentralizacja wpływa na zaufanie. 
• Zachęcanie zespołu do eksperymentów – zespół powinien być otwarty na zmiany i innowacje, choć ważne jest przy tym pamiętanie o stałym treningu i szkolenie pracowników, według potrzeb, które często wynikają ze zmian w otoczeniu zewnętrznym organizacji. 
• Podejmowanie ryzyka – jednocześnie decyzje należy opierać na faktach, wyrażając tym samym swój profesjonalizm, a nie kierując się zbędnymi emocjami. 
• Ścisła współpraca zespołowa – by ją osiągnąć, trzeba skupić się m.in. na prowadzeniu otwartej komunikacji, w której liczy się nie tylko otwartość na innych, ale też na pozyskiwanie feedbacku. 
• Uczenie się na błędach – to jeden z ważnych wyróżników organizacji uczących się. Co ważne, popełniane błędy, nie powinny być w żaden sposób wypominane. 

W rzeczywistości jednak to, czy firma będzie organizacją uczącą się, zależy od nastawienia każdego z członków zespołu oraz od tego, jak skuteczny będzie proces jego nauki – zarówno tej prowadzonej w zespole, jak i tej wynikającej z indywidualnego rozwoju kompetencji. Wiedza zespołu przekłada się bowiem na pamięć organizacji, poprzez różnorodne formy utrwalania efektów nauki (np. tworzenie baz danych).

Jakie znaczenie ma agile learning organisation? 

Dlaczego tak wiele firm, chce dzisiaj szczyć się mianem agile? Co tak naprawdę oznacza w biznesie, bycie zwinną organizacją uczącą się? Jednym z powodów, dla których firmy zmierzają w kierunku zwinności, jest chęć zwiększenia swojej atrakcyjności i konkurencyjności, ale też generowania oszczędności, związanych np. z szybszym wprowadzaniem swoich usług, czy produktów na rynek.

W przeszłości termin agile odnosił się wyłącznie do firm, funkcjonujących w branży IT. Pojęcie to jest związane z rozwojem nowych technologii, gdyż metoda agile była wykorzystywana do nadzorowania dużych projektów, które wiązały się nie tylko z wysokim natężeniem pracy, ale też ze sporym ryzykiem. Tymczasem w branży często pojawiały się sytuacje, w których prace nad projektem trwały tak długo, że w momencie oddawania gotowego produktu klientowi, ten był już zupełnie nieaktualny. Powodem był m.in. nieskuteczny sposób koordynacji zadań, który w końcowym efekcie powodował straty.

Metoda agile stała się odpowiedzią na problem, związany ze sprawnym realizowaniem zleceń. Do najważniejszych etapów przy projektach, w których wykorzystuje się tę technikę, zalicza się: planowanie, projektowanie, programowanie, testowanie i implementację. Jak to działa w praktyce? Zarządzanie projektami zakłada przejście wszystkich etapów, które składają się na powtarzalne cykle. Po zakończeniu cyklu efekty prac prezentuje się klientowi, a następnie czeka na jego informację zwrotną i w razie konieczności wdraża zmiany. Takie podejście pomaga w ulepszaniu produktów i sprawia, że prace przebiegają w sposób płynny.

Dzisiaj agile odnosi się już nie tylko do projektów z branży IT, ale do znacznie większej liczby branż (np. do marketingu, czy HR), w których liczy się szybkość, elastyczność, a przede wszystkim skuteczność. Firmy, które wykorzystują w swojej pracy agile, najczęściej kierują się zasadami, według których: ludzie są ponad procesami i narzędziami, a „żywa” współpraca z klientami, dominuje nad formalnymi ustaleniami. W przedsiębiorstwach tego typu liczy się szybkość reakcji na zmiany, a nie wykonywanie planu bez wprowadzania potrzebnych modyfikacji.

Samo wykorzystywanie metody agile, nie jest jednak jedynym wyznacznikiem sukcesu, zwłaszcza gry organizacja, nie jest na to gotowa. Jak więc ją na to przygotować? 

Jest kilka kierunków strategii, które można przyjąć, by doprowadzić do zwinności przedsiębiorstwa. Andrzej Olak wyróżnia dwie drogi. Pierwsza z nich koncentruje się na osiągnięciu przewagi konkurencyjnej, a druga na integracji firmy, zespołu oraz wykorzystywanej technologii. Aby integracja ta była możliwa – strategia musi wiązać wszystkie składniki organizacji, czyli przyjąć charakter interdyscyplinarny. Poniższy model przedstawia kierunki strategii organizacji, prowadzące do zwinności, według Andrzeja Olaka.

Źródło: A. Olak, Organizacja zwinna - wyznaczniki oraz kierunki strategii prowadzące do zwinności przedsiębiorstwa [w:] E-mentor nr 1 (68) / 2017.

Przykład organizacji uczącej się

Ze względu na szybkie tempo zmian, które zachodzą obecnie na rynku, coraz więcej firm decyduje się na zmianę podejścia, w kierunku ciągłego rozwoju. W tym celu przedsiębiorcy inwestują m.in. w różnego rodzaju systemy, nowe technologie, czy szkolenia, podnoszące kompetencje załogi, co zapewnia pracownikom zdobycie nowej wiedzy i możliwość doskonalenia swoich umiejętności.

Z perspektywy organizacji uczących się, istotne jest też wdrażanie nowych rozwiązań, których celem jest m.in. podniesienie zadowolenia klientów. W tym aspekcie (w zależności od charakteru firmy), istotne jest zapewnienie klientom wykwalifikowanej kadry, posiadającej odpowiednie umiejętności i doświadczenie, wspomagające nie tylko sam proces obsługi, ale też ulepszania produktów i usług z oferty.

 

Za jeden z przykładów organizacji uczących się, można uznać Kasę Stefczyka. Kasa Stefczyka jest dobrym przykładem learning organisation, gdyż wykorzystuje szereg rozwiązań, sprzyjających tworzeniu kultury „uczącego się” przedsiębiorstwa. Są to m.in. liczne portale korporacyjne, ułatwiające  zestawienie danych z niemal wszystkich źródeł, w jednym miejscu. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy mają łatwy dostęp do informacji i materiałów, potrzebnych np. do sprawnej obsługi klienta.

Źródło: www.kasastefczyka.pl

Jednym z ważnych elementów koncepcji learning organisation, jest bazowanie na wiedzy i wykorzystywanie jej, we wszystkich aspektach funkcjonowania biznesu. Kasa Stefczyka podąża za tą ideą, oferując pracownikom rozbudowany system szkoleniowy. Od szkolenia adaptacyjnego, aż po szkolenia ogólnorozwojowe i specjalistyczne, których znaczna część przeprowadzana jest za pośrednictwem platform elektronicznych.

Szkolenia nie są jednak jedyną formą doskonalenia się, oferowaną pracownikom przez organizację. Ciekawym rozwiązaniem było także stworzenie programu pt. Uniwersytet Sukcesu. To autorski kurs, w którym nacisk kładziony był nie tylko na zagadnienia związane z biznesem, ale też z rozwojem osobistym. Rozbudowany system szkoleniowy to tylko jeden z wyznaczników tego, że  organizacja jest otwarta na wprowadzanie do firmy nowej wiedzy i mocno się na niej koncentruje. Szczegółowy case, dotyczący tej instytucji, można znaleźć w artykule naukowym autorstwa Joanny Olkowicz pt. „Spółdzielcza Kasa Oszczędnościowo-Kredytowa, jako organizacja ucząca się na przykładzie Kasy Stefczyka – cechy i rozwiązania”.

Agile i learning organisation – 5 wskazówek dla firm, które chcą się uczyć 

1. Unikanie silosów - decyzje podejmowane z uwzględnieniem interesów całej organizacji.

2. Otwarta komunikacja - otwartość na feedback w zespole.

3. Efektywny system szkoleniowy - możliwość zdobywania wiedzy, samodoskonalenia i rozwoju osobistego. 

4. Testowanie nowych rozwiązań - podejmowanie ryzyka w celu sprawdzania nowych możliwości.

5. Analizowanie sukcesów i porażek - analiza jest istotna w perspektywie długofalowego rozwoju firmy.

Podsumowanie

Organizacje uczące się, wykazują umiejętność radzenia sobie z realizacją niemal każdego zadania, co udaje się im dzięki ścisłej współpracy zespołowej i stałemu poszukiwaniu rozwiązań, adekwatnych do osiągnięcia określonych rezultatów. Wiedza jest dzisiaj jednym z najcenniejszych zasobów, który może stanowić o przyszłości wielu firm. Jej rozwijanie jest więc niezwykle ważne, z perspektywy długofalowych planów organizacji.

Bibliografia

1. M.Senge, Piąta Dsycyplina. Teoria i praktyka organizacji uczących się, Warszawa 2012.
2. J. Olkowicz, Spółdzielcza Kasa Oszczędnościowo-Kredytowa, jako organizacja ucząca się na przykładzie Kasy Stefczyka – cechy i rozwiązania, [w:] B. Olszewska, M. Czarnecki, E. Piwoni-Krzeszowska, Przedsiębiorstwo jako organizacja ucząca się, Wrocław 2013.
3. A. Olak, Organizacja zwinna - wyznaczniki oraz kierunki strategii prowadzące do zwinności przedsiębiorstwa [w:] E-mentor nr 1 (68) / 2017.