Audyt komunikacji wewnętrznej

Otrzymywanie pełnych i zwięzłych wiadomości na czas jest często warunkiem sine qua non sprawnego funkcjonowania organizacji. Istotny wpływ na efektywność wykonywanych zadań i satysfakcję pracowników ma również odpowiednie przygotowanie kanałów informacji zwrotnej, pozwalającej pracownikom na zgłaszanie potrzeb i uwag skierowanych do przełożonych lub zarządu. Nie mniej istotna jest także płynność komunikacji poziomej, która przekłada się na stopień integracji i dobrą atmosferę w poszczególnych działach firm.

Aby możliwy był rozwój organizacji przy równoczesnym utrzymaniu wysokiej motywacji wśród pracowników, konieczna jest więc identyfikacja efektywności stosowanych narzędzi komunikacyjnych oraz wsparcie i rozwój tych kanałów, które pozwalają na wygodne i skuteczne przesyłanie treści zainteresowanym. W wielu przypadkach niezbędne jest zatem wykonanie audytu komunikacji wewnętrznej i wdrożenie zmian pozwalających na optymalizację komunikacji w firmie.

Komunikacja wewnętrzna to system przepływu informacji w organizacji. Stanowi ona istotny element funkcjonowania firmy i wpływa na takie obszary jak motywacja do pracy, zaangażowanie pracowników oraz identyfikacja z celami firmy. Komunikacja wewnętrzna ma za zadanie przede wszystkim informować o zmianach w firmie, czego efektem jest budowanie zrozumienia wśród pracowników oraz zdobycie ich akceptacji dla wdrażanych zmian, co bezpośrednio przekłada się na większą efektywność oraz skuteczność realizacji zadań.

Komunikacja wewnętrzna wymaga takiego samego zaangażowania i zaplanowania jak komunikacja z klientem czy potencjalnym pracownikiem. Sprawny przepływ informacji w firmie jest bowiem niezbędny, by organizacja mogła się rozwijać i osiągać swoje cele. Właściwie zaprojektowana, skuteczna komunikacja wewnętrzna to przede wszystkim:

• pomoc dla pracowników w wykonywaniu ich pracy,
• wyeliminowanie ryzyka wystąpienia silosów informacyjnych,
• łatwiejsze utrzymywanie efektywnej komunikacji międzydziałowej,
• większa produktywność i lepsza współpraca zatrudnionych osób.

Jakie zmiany powinna zatem wdrożyć firma, jeśli procesy związane z komunikacją wewnętrzną nie przebiegają w niej tak, jak powinny? Trudno jest odpowiedzieć na tak postawione pytanie. W poszczególnych sytuacjach za problemy z komunikacją wewnętrzną w firmie odpowiedzialne mogą być bowiem zupełnie inne czynniki. Przedsiębiorstwo, które zauważa problemy z obiegiem informacji, ale nie wie, co za nie odpowiada, ma zatem tylko jedną możliwość – musi ono wykonać profesjonalny audyt komunikacji wewnętrznej.

Audyt komunikacji wewnętrznej w firmie to kompleksowe, systematyczne badanie najważniejszych procesów komunikacyjnych. W jego ramach analizuje się między innymi efektywność poszczególnych kanałów, narzędzi i praktyk oraz ocenia się samą skuteczność przepływu informacji. Przeprowadzenie audytu komunikacyjnego to najlepszy sposób na rozpoczęcie prac nad poprawą komunikacji w firmie. Jego wykonanie może bowiem pozwolić między innymi na:

• określenie silnych i słabych stron systemu komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstwa,
• zbadanie, czy system komunikacji wewnętrznej wspiera realizację celów biznesowych firmy,
• ocenę przepływu informacji niezbędnych do efektywnego realizowania zadań przez pracowników,
• ocenę efektywności poszczególnych narzędzi i kanałów komunikacji wykorzystywanych w firmie,
• zdefiniowanie potrzeb komunikacyjnych,
• określenie najbardziej pożądanych z punktu widzenia odbiorców tematów, źródeł informacji i sposobów komunikowania,
• zbadanie, w jaki sposób rozszerzyć i dopasować działania komunikacyjne do poszczególnych grup docelowych.

Rezultatem zrealizowanych badań jest zwykle raport zawierający wyniki na poziomie ogólnym dla całej firmy, a także szczegółowym dla konkretnych działów. Dodatkowo poprzez przeprowadzenie odpowiednich testów statystycznych możliwe jest uchwycenie istotnych zależności pomiędzy poszczególnymi częściami firmy.

Co ważne, dobrze wykonany audyt zawiera nie tylko ocenę aktualnego stanu komunikacji wewnętrznej oraz opis najważniejszych problemów, ale także wnioski i rekomendacje zmian. To właśnie dzięki nim będziemy w stanie opracować konkretny plan działania, który pozwoli nam:

• zoptymalizować kanały komunikacji na podstawie ich silnych i słabych stron,
• uchwycić istotne zależności pomiędzy poszczególnymi działami wewnątrz firmy i poprawić komunikację wewnątrzdziałową,
• efektywniej realizować cele biznesowe firmy.

Aby audyt faktycznie pozwalał na usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie, musi być on jednak prawidłowo wykonany. Jak zatem należy go przeprowadzić?

W pierwszym etapie prac nastąpić powinno dokładne ustalenie celu audytu. Warto więc przeprowadzić tu spotkanie z przedstawicielami działów komunikacji, HR, PR oraz kadrą zarządzającą. Następnie należy dopasować narzędzia i metody prowadzenia badań do potrzeb i specyfiki firmy. Do wyboru będziemy mieli tu kilka różnych możliwości zbierania opinii pracowników, w tym między innymi ankiety internetowe czy papierowe kwestionariusze.

Po zdefiniowaniu celu i wskazaniu narzędzi wykorzystywanych w ramach audytu będziemy mogli przejść do realizacji badań. W pierwszej kolejności należy więc zebrać dane ilościowe za pomocą wyznaczonej wcześniej metody. Następnie dane te należy dokładnie przeanalizować i wyciągnąć z nich pierwsze wnioski.

Analiza efektywności komunikacji wewnętrznej powinna zostać następnie pogłębiona poprzez badania jakościowe. W ich ramach możemy między innymi przeprowadzić wywiady z pracownikami, które pozwolą nam lepiej zrozumieć problemy i wyzwania, z którymi faktycznie zmagają się zatrudnione osoby. W ramach audytu należy również dokładnie przeanalizować aktualne procesy i ocenić wykorzystywane kanały i narzędzia komunikacji w firmie pod kątem ich zgodności z realnymi potrzebami organizacji.

Na podstawie zebranych danych przygotować należy szczegółowy raport zawierający wyniki badań, wnioski i rekomendacje. To właśnie na jego podstawie wdrażane będą następnie zmiany do strategii firmy, które pozwolą na optymalizację komunikacji wewnętrznej.

Firmy, które dysponują ograniczonym budżetem, często rozważają samodzielne przeprowadzenie audytu komunikacyjnego. Rozwiązanie takie faktycznie jest tańsze – warto jednak być świadomym jego ograniczeń.

Każdy audyt powinien wiązać się z obiektywną oceną aktualnych procesów. Osoba z wewnątrz przedsiębiorstwa może natomiast nie być w stanie zachować dystansu pozwalającego na bezstronne zbadanie poszczególnych praktyk. Firmom często brakuje także specjalistycznej wiedzy potrzebnej do opracowania ankiet, analizy danych czy przygotowywania rekomendacji i planu działania. To dlatego wiele organizacji powierza wykonanie audytu komunikacji firmie zewnętrznej, która będzie w stanie spojrzeć z zewnątrz.

Kompleksowe wsparcie zarówno w wykonaniu audytu, jak i w wielu innych pracach związanych z optymalizacją komunikacji w firmie zapewnia między innymi nasza agencja marketingowa Ideo Force. Jeżeli zależy Ci więc na wykryciu źródeł problemów hamujących rozwój Twojej firmy, już dziś skontaktuj się z naszymi specjalistami, którzy przeanalizują efektywność poszczególnych procesów i przedstawią Ci konkretne rekomendacje.